Sutarčių registravimas ir valdymas

rasytojas avataras

Posted on :
,

Sunku įsivaizduoti verslą be susitarimų, sutarčių ir kitų dokumentų, kuriais reglamentuojamos paslaugų teikimo sąlygos. Dėl verslo formos ir masto dažnai tenka tvarkyti vis didesnius dokumentų archyvus, kuriuos reikia prižiūrėti ir saugoti visą paslaugų teikimo laikotarpį ir net jam pasibaigus. Nors mažoms įmonėms kažkaip pavyksta susidoroti su šia problema, deja, didelių įmonių veiklos mastą jau veikia priemonių ir sutarčių valdymo filosofijos trūkumas.

Ši problema labai greitai sukelia chaosą ir nemalonius netikėtumus įmonėje. Kaip nuo to apsisaugoti? Kokie yra sutarčių registravimo ir valdymo sistemos privalumai?

Sutarčių valdymo ir registravimo sistemos privalumai

1. Greitas sutarčių valdymas ir rengimas

  • 4-6 kartus trumpesnis sutarčių rengimo laikas
  • Išvesties dokumentai sukuriami keliais spustelėjimais pagal paruoštus šablonus.
  • Įvesties sutartys į sistemą automatiškai įkeliamos iš skenerio (popierinio dokumento) arba el. pašto.
  • Sutartys ir lydimieji dokumentai sujungiami į vieną rinkinį.

2. Lengvai valdomos ir greitos derybos

  • Sutartys sudaromos atliekant užduotis pagal standartines procedūras, nustatant aiškius terminus ir dalyvaujančias šalis.
  • Sistema iš anksto informuoja apie galutinius darbų etapų terminus, todėl sumažėja sutarties sąlygų pažeidimo rizika.
  • Vadovas pasirašo sutartį elektroniniu parašu, taip užtikrindamas, kad dokumento turinys yra teisiškai patvirtintas ir nekeičiamas.
  • Elektroninis dokumentas rangovui siunčiamas tiesiogiai iš sistemos el. paštu.
  • Kontrolė užtikrinama kiekviename etape: sistema išsaugo darbo su dokumentais istoriją ir generuoja ataskaitas.

3. Saugus dokumentų saugojimas ir lengva paieška

  • Viename sutarčių registre užtikrinama, kad visos sutartys būtų apskaitytos ir automatiškai sunumeruotos.
  • Sutartys ir visi pridedami dokumentai saugomi vienoje duomenų bazėje.
  • Prieiga prie konfidencialios informacijos ribojama prieigos teisėmis ir šifravimu.
  • Dokumentų, pasirašytų elektroniniu parašu, keisti negalima.
  • Dokumentus lengva surasti – tereikia nustatyti paieškos kriterijus arba pereiti į reikiamą aplanką.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *